Мир быстро меняется, газеты и журналы переходят на электронный формат, блокноты и записные книжки заменяют смартфоны и планшеты.
На этом фоне корпоративное и государственное управление остается пока крупнейшим «пожирателем» бумаги. Достаточно сказать, что на одного американца приходится в год «производство» почти 12 000 страниц офисных документов, а в государственные и корпоративные архивы США ежегодно добавляется на хранение 4 млрд. страниц.
В последнее время мы много говорим об электронных документах. Во всем мире и в нашей стране принимаются законы и инструкции, уравнивающие электронный документ со своим бумажным «близнецом». Современные информационные системы, которые создает ГК АйТи, открывают огромные возможности по организации «безбумажного» офиса. Юридически значимый электронный управленческий документооборот, обмен с контрагентами электронными договорами и счетами-фактурами, электронный архив, «облачные» системы электронного документооборота – все это мы предлагаем уже сегодня!
Так давайте разберемся, что же такое электронный документ?
Конечно, нельзя путать электронный документ с информацией в электронном виде. Документ всегда чей-то, он кому-то принадлежит – значит, для него характерно авторство, привязка к юридическому или физическому лицу. А еще у него есть идентификатор. Практически в любых бизнес-процессах документ является основой эффективной операционной деятельности, ведь одно из его главных свойств – способность значительно быстрее бумаги переносить информацию. Ускорение информационных потоков напрямую влияет на эффективность бизнеса. Поэтому там, где информации много, а скорость критична (банки, транспорт) – электронные документы уже давно и основательно прижились, а в отраслях, где высока инерция (например, госуслуги), – процесс внедрения этого полезного «новшества» только начался.
Впрочем, использование электронного документа вызывает и новые проблемы. Например, хранение. Сохранить документ на жесткий диск в компьютере или на флэшку легко – с этим справляются и маленькие дети. Проблема в другом – никто достоверно не знает, что произойдет с привычным сегодня носителем информации через несколько лет. Попробуйте-ка сегодня прочитать файл с 5-дюймовой дискеты!
Не менее важной задачей при хранении электронного документа является возможность его адекватного визуального представления – наряду с «железом» имеет тенденцию морально устаревать и «софт», а с ним и форматы электронных документов.
Поэтому целесообразно использовать специальные электронные архивы. В них гораздо проще и дешевле проводить централизованную миграцию электронных документов на новые носители информации, сохранять возможность работы со старыми сертификатами ЭЦП, преобразовывать форматы документов и т.п.
Но, наверное, самое важное из того, что дает организации переход к электронным документам – это возможность делать видимым, сохранять и приумножать интеллектуальный капитал.
Знания сотрудников отражаются в создаваемых ими документах. Электронные документы делают значительно более простым повторное использование этих знаний, позволяют осуществлять поиск экспертов внутри организации и за ее пределами. Анализ семантики и топологии потоков электронных документов – новый подход к менеджменту организации в эпоху экономики знаний.
Так почему же мы все еще не перешли на электронные документы? В середине 80-х я прочитал книгу одного из основоположников советской кибернетики академика В.М. Глушкова «Основы безбумажной информатики» и описанные в ней перспективы безбумажного управления сильно впечатлили меня. Наверное, поэтому одной из первых разработок АйТи в начале 90-х стала система электронного документооборота. Когда прошли первые внедрения нашей системы, я очень удивился, узнав от заказчиков, что количество потребления бумаги в офисе не только не снизилось, а даже выросло. Я заинтересовался, посмотрел мировую статистику и обнаружил, что в развитых странах пик потребления бумаги в офисах пришелся на 1995-1996 гг. – время массовой информатизации управленческих процессов. И лишь потом, по мере внедрения зрелых информационных систем и процессов потребление бумаги начинало неуклонно снижаться.
Получается, что в начале массовой информатизации управления техника уже новая, современная, позволяющая легко печатать много документов, а бизнес-процессы сохраняются старые, ориентированные на бумажный документооборот. И лишь через несколько лет, когда сами процессы будут переориентированы на новые безбумажные технологии, начинается реальный переход к широкому использованию электронных документов. Сегодня Россия находится в стадии перехода от «безбумажных технологий» к безбумажным бизнес-процессам. Так что в ближайшее время и мы с вами станем свидетелями отрадной для всех экологов картины быстрого снижения потребления бумаги в государственном и корпоративном управлении.
