Поскольку все больше и больше данных хранятся в электронном виде, а не на бумаге, в Центральной и Восточной Европе все большее значение приобретает истребование документов в электронной форме, но его использование ставит сложные правовые вопросы
Сегодня для большинства компаний цифровые технологии являются неотъемлемой частью бизнеса, и все больше информации хранится в электронном виде, часто без наличия бумажной версии. Поэтому истребование электронной документации (известное как e-discovery) приобретает огромное значение в качестве инструмента, используемого аудиторами и внутренними ревизорами в ходе проверок и расследований, а также юристами в рамках судебных процессов.
Но на практике общему унифицированному подходу к истребованию электронной документации как универсальной концепции истребования документации, которая теоретически может быть применена в любой стране с достаточно развитой правовой системой и технологической базой, препятствует сложный комплекс правовых, процессуальных и других факторов.
Страны Центральной и Восточной Европы (ЦВЕ) являются интересным примером для исследований, потому что они показывают, как эти факторы взаимодействуют между собой, причем часто с отрицательным результатом. «Когда речь идет о технологии, используемой в истребовании электронных документов, то реальных различий между, скажем, Польшей и США, нет. Но различия в правовых системах и вопросах защиты данных усложняют стандартные подходы к электронному истребованию»,— говорит Томаш Дырда, исполнительный директор и начальник службы судебных экспертов по странам Центральной и Юго- Восточной Европы в Ernst&Young.
Ключевым моментом в истории электронного истребования считается иск Лоры Зубулаке против компании UBS Warburg о дискриминации по признаку пола, который рассматривался в США с 2003-го по 2005 г. Этот иск был первым конкретным делом в ряде проблем по электронному истребованию, таких как обязательство сторон сохранять электронные свидетельства в ходе судебного разбирательства и обязанность адвоката следить за тем, чтобы клиент сохранял данные. Этот случай и другие сформировавшиеся мнения дали возможность американским адвокатам выработать наилучшие методы работы.
Рост электронных данных подчеркивает важность дела, и с тех пор объем электронных данных, хранимых фирмами, только возрос. Компании во всем мире получают, генерируют и хранят существенные объемы информации, которые постоянно увеличиваются; 93% такой информации, согласно исследованию, проведенному в 2001 г. в Университете Беркли в Калифорнии, создается в электронном виде. «Без использования истребования электронных документов 95% документов обычной компании были бы недоступны»,— говорит господин Дырда.
Относительно технологии истребования электронной документации практики утверждают, что в ее использовании нет особых различий между странами ЦВЕ и остальным миром. Но все же в то время, как в США следуют подробному руководству по оптимальным методам, в других странах еще многое предстоит сделать, и там отсутствуют соответствующие пособия. Это отсутствие знаний также усиливается тем, что Фредерик Джеби-Абабио, директор E-Discovery Europe, называет отсутствием прогресса в продвижении лучших мировых практик; такое положение оказывает отрицательное влияние на компании.
Когда в США и Великобритании начали использовать истребование электронной документации, многие фирмы выразили озабоченность по поводу дополнительных расходов, связанных с запросами электронной документации. Расходы удалось некоторым образом сократить с помощью новых технологий, «но ненужные расходы образуются в других местах», объясняет Джеби-Абабио, из-за неопределенности и путаницы. Недостаточная осведомленность о запросах электронной документации, даже среди адвокатов, прокуроров и судей — вот, по мнению специалистов, еще одна причина, из-за которой электронное истребование в странах ЦВЕ отстает. Во многих случаях (не считая специалистов, работающих в международных юридических и бухгалтерских фирмах) такие специалисты, как аудиторы, недостаточно знают о запросах электронной документации и о том, насколько это может быть важно в ходе аудиторской проверки или судебного разбирательства.
Одним из путей решения этой проблемы может стать укрепление законодательства, дабы устранить невежество в области электронного истребования. «В Великобритании есть антикоррупционное законодательство, в США — закон о коррупционных методах за рубежом. В Германии есть законы о соблюдении требований. В Польше же эквивалентного закона не существует»,— говорит господин Дырда.
Правовая проблема
Но ситуацию не помогает решить и еще один фактор, не зависящий от сторон в споре: правовая база, регулирующая истребование электронной документации в отдельных странах. В США и Великобритании используется общее право, а на европейском континенте применяется гражданское право. «Похоже, что страны с общей правовой системой находятся в лучшем положении для адаптации, чем страны, в которых действует система гражданского права, поскольку в гражданское право необходимо вносить соответствующие изменения»,— отмечает Павел Янкех, старший менеджер по судебно-технологическим решениям в чешском офисе PwC, объясняя, что системы гражданского права являются более громоздкими и менее гибкими по сравнению с теми системами, где применяется постепенное развитие прецедентов. Таким образом, в США и Великобритании изменения в электронном истребовании вводить и разрабатывать проще, чем в странах континентальной Европы.
Еще одним фактором, не зависящим от аудиторов или сторон, участвующих в судебных процессах, является чрезвычайно сложный вопрос Европейского союза (ЕС) о защите персональных данных. Например, если международная компания имеет филиал в США и филиал в государстве ЕС.
«Это актуальная проблема, которую необходимо решать, потому что адвокаты оказались своего рода заложниками ситуации,— утверждает господин Джеби-Абабио.— Более того, ситуация оказывается еще сложнее потому, что, несмотря на то, что все страны должны соблюдать европейские принципы защиты данных, законы о защите данных различаются между собой в каждом государстве ЕС».
Путаница при запросах
Практики также описывают общую путаницу в видах данных, которые можно запрашивать, собирать и обрабатывать в соответствии с правилами защиты данных. Это часто порождает проблемы, потому что стороны не уверены относительно того, как правильно применять европейские законы по защите данных. «В PwC мы часто сталкиваемся с делами с многоуровневой юрисдикцией. Зачастую запрос электронной документации, поступивший из США, приходится сужать или же вовсе отменять в основном из-за ограничений по защите персональных данных»,— говорит господин Янкех. «Поэтому интересно отметить, что Европейская комиссия предложила серьезную реформу правовых рамок ЕС, касающихся защиты личных данных, для создания интегрированного подхода внутри ЕС и для дальнейшего укрепления прав человека»,— добавляет он. Когда речь заходит о будущем запросов электронной документации в Центральной и Восточной Европе, аналитики принимают аналогичную точку зрения, утверждая, что необходимо согласовать применение наилучших методов и проводить соответствующую подготовку специалистов. «Мы сейчас пока еще не вышли на тот этап, когда компании могут задействовать внутренних аудиторов в разработку политики по запросам электронной документации или создавать группы по электронным запросам»,— говорит господин Дырда. А Павел Янкех утверждает, что впереди еще много работы: «Я не вижу простого и понятного решения. Это будет длительный процесс обучения всех заинтересованных сторон».
______________________________
Что такое «истребование электронной документации»?
Истребование электронной документации используется уже с начала XXI-го века, но, как отрасль знаний оно быстро развилось и стало одним из ключевых элементов сбора свидетельств в гражданских судебных процессах. Истребование электронной документации начинается с подачи запроса на электронные документы, который в разбирательстве осуществляется на досудебном этапе дела, когда стороны получают свидетельства от контрагентов. Истребование электронной документации является подкатегорией процесса раскрытия информации, так как в него включаются данные в электронном формате, известном как «информация, которая хранится в электронном виде» (electronically stored information (ESI)), — такие как электронные письма, текстовые документы, аудио и видео файлы. В судебном процессе используется специальное программное обеспечение, разработанное для чтения таких данных.
На протяжении многих лет лучшие практики в сфере электронной документации претерпели изменения, что должны учитывать те, кто занимается обработкой истребованной электронной документации, в частности, юристы, аудиторы, внутренние ревизоры и сотрудники по информационным технологиям.
