В Україні добігає кінця перехідний період від паперових трудових книжок до електронних. До завершення цього процесу залишилося близько пів року, і саме це викликає чимало тривоги серед працівників, безробітних, пенсіонерів та українців, які перебувають за кордоном. Людей найбільше хвилює питання: що буде, якщо трудову книжку не оцифрувати вчасно, і чи може через це зникнути трудовий або страховий стаж. Про це пише видання “На пенсії”.
У Пенсійному фонді України наголошують: сама по собі відсутність оцифрованої трудової книжки не означає автоматичної втрати стажу. Усі періоди роботи до 2004 року, як і раніше, підтверджуються паперовими документами. Дані про трудову діяльність після 2004 року вже містяться в державних електронних реєстрах і враховуються автоматично.
Водночас фахівці звертають увагу, що електронна трудова значно зменшує ризики в майбутньому. Паперові книжки можуть бути втрачені, зіпсовані або знищені через пожежі, переїзди чи бойові дії. Натомість електронна версія зберігається в базах Пенсійного фонду і використовується під час нарахування пенсій та інших соціальних виплат.
Наразі чинною залишається дата 10 червня 2026 року — саме до цього часу трудові книжки мають бути оцифровані. У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт про можливе продовження цього строку на час воєнного стану та ще три роки після його завершення, однак поки що ці зміни не ухвалені.
Процедура оцифрування є безкоштовною. Якщо людина працює, зазвичай цим займається роботодавець. Якщо ж вона тимчасово не працює або перебуває за кордоном, подати документи можна самостійно через портал електронних послуг Пенсійного фонду України. Це дозволено робити дистанційно, зокрема з інших країн.
Основні проблеми, через які можуть відмовити в оцифруванні, пов’язані не зі стажем, а з технічними помилками. Йдеться про неякісні скани, відсутність титульної сторінки, обрізані печатки чи підписи, чорно-білий формат замість кольорового або помилки в персональних даних під час подання заявки. У таких випадках звернення повертають на доопрацювання.
Окрема увага приділяється людям, які працювали на підприємствах, що нині перебувають на окупованих територіях або зруйновані. Якщо записи в трудовій містять помилки або відсутні підтверджуючі документи, стаж може підтверджуватися через архіви, правонаступників підприємств або навіть за свідченнями колишніх колег — не менш як двох осіб.
Пенсіонерам, які вже вийшли на пенсію або продовжують працювати, обов’язково оцифровувати трудову книжку не потрібно, адже їхній стаж уже врахований при призначенні або перерахунку пенсії. Водночас вони, як і всі інші громадяни, можуть у будь-який момент перевірити свої дані в особистому кабінеті на порталі ПФУ.
У підсумку в Пенсійному фонді радять не зволікати з оцифруванням: хоча стаж не зникає автоматично, електронна трудова книжка суттєво спрощує доступ до даних і захищає людей від проблем у майбутньому, особливо в умовах війни та масових втрат документів.
