Пенсіонерів попередили про важливий дедлайн: як не втратити пенсію

Українцям нагадали про критичний дедлайн, який може коштувати їм майбутньої пенсії.

Про це повідомляється на YouTube-каналі Factor.Academy.

Перехід на електронні трудові книжки набирає обертів, і часу на роздуми майже не залишилось. Усі відомості з паперових документів мають бути переведені у цифровий формат до 10 червня 2026 року. Це означає, що в українців залишилось трохи більше пів року, аби встигнути пройти процедуру.

Зробити це можна двома шляхами: завантажити відскановану версію документа через онлайн-портал Пенсійного фонду або перенести всі записи вручну, тобто повністю оцифрувати. Деякі роботодавці вже отримали нагадування від ПФУ про необхідність передати дані, тож процес триває.

Хто має займатися оцифруванням?

Багато хто вважає, що саме роботодавець повинен відповідати за сканування та завантаження трудових книжок. Однак це не зовсім так.

У законодавстві немає норми, яка б зобов’язувала роботодавця робити це. Згідно з пунктом 2 Прикінцевих положень Закону №1217-IX і пунктом 4 Порядку №11-1, інформацію про трудову діяльність можуть подавати:

• сам працівник,
• страхувальник (роботодавець),
• представник страхувальника.

Тобто роботодавець має право, але не обов’язок передавати скани у ПФУ. Водночас чимало підприємств роблять це централізовано, щоб допомогти працівникам і впорядкувати документи до червня 2026 року.

Чи потрібна згода працівника?

Якщо трудова книжка досі зберігається у роботодавця, сканування — це частина звичайного кадрового процесу, і жодних заяв або письмової згоди не потрібно. Окремий наказ видавати також не обов’язково.

Якщо книжка на руках у працівника, достатньо усної домовленості — людина просто приносить документ для сканування. Важливо: не приймайте трудову книжку на зберігання навіть на день — відскануйте та одразу поверніть.

Перевірка перед оцифруванням

Перед завантаженням даних варто переконатися, що всі записи в трудовій книжці внесені коректно:

• усі дані правильні;
• немає помилок у прізвищах чи датах;
• присутні підписи та печатки.

Також потрібно дотримуватись вимог до якості сканів: кольорове зображення, відповідний розмір файлу, видимі всі записи.

Як роботодавцю подати скани до ПФУ

• Увійдіть у кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду.
• Авторизуйтеся за допомогою електронного підпису.
• У меню виберіть: “Комунікації з ПФУ – Відомості про трудові відносини (трудова книжка)”.

• Заповніть форму: код, прізвище, ім’я, по батькові працівника.
• Завантажте скани трудової книжки.
• Підпишіть електронним підписом і надішліть.

Якщо статус звернення зміниться на “Виконано”, це означає, що дані оброблені. У розділі “Повідомлення” можуть бути зауваження, якщо скани не відповідають вимогам.

Як працівнику зробити це самостійно

• Зайдіть у свій кабінет на порталі ПФУ (через електронний ключ, BankID або Дія.Підпис).
• Виберіть розділ “Комунікації з ПФУ – Відомості про трудові відносини”.
• Перевірте дані, погодьтеся на обробку персональних даних.
• Завантажте скани сторінок трудової книжки.
• Підпишіть та відправте.
• Результат перевірте у вкладці “Мої звернення”.

Як перевірити, чи все успішно

Якщо оцифрування робив роботодавець, працівник може сам перевірити результат:

• Увійдіть у свій кабінет на порталі ПФУ.
• Перейдіть у розділ “Електронна трудова книжка”.
• Відкрийте вкладку “Дані ЕТК” — усі записи мають бути відображені.

Чи передбачено штрафи?

Жодних санкцій за невиконання процедури для роботодавців не передбачено. Однак неповні або відсутні дані можуть створити проблеми під час призначення пенсії чи соціальних виплат. Тому краще не зволікати та завершити процес оцифрування завчасно.