В 2020 году мир изменился, а удаленная работа стала для большинства компаний не отдельной опцией, а необходимостью. Это заставило многих работодателей пересмотреть подход к тому, как сотрудники выполняют свою работу.
Пандемия ускорила не только переход на удаленную работу, но и внедрение электронного документооборота и создание офисов без бумаги. Как сообщают Экономические Новости, этот период также научил бизнес тому, что производительность в долгосрочной перспективе очень важна. Надежная техническая инфраструктура, которая упрощает документооборот, имеет решающее значение для поддержания производительности в непредвиденных обстоятельствах.
Проблемы бумажных документов
Из-за протоколов социального дистанцирования нужно больше физического пространства.
В офисах и так существовала проблема, что бумажные документы занимают много места. Из-за социальной дистанции теперь его нужно еще больше, так что намного выгоднее, удобнее и надежнее держать документы в системе электронного документооборота.
Нехватка рабочей силы
Также из-за новых правил может не хватать работников для эффективной работы с бумажными документами — хранить их, заниматься логистикой, заполнением и поиском нужных.
Нехватка может быть связана и с тем, что некоторые компании сократили штат или оптимизировали его, и с тем, что многие правительства ограничивают допустимое количество сотрудников в офисе — многие сотрудники разных компаний продолжают работать удаленно.
Это может вызвать задержки в обработке важных данных и документов, поскольку некоторые бумаги нужно долго и тяжело искать, а потом еще передавать между отделами, офисами и компаниями.
Доступ к документам
Компаниям важно обеспечить легкий доступ к основным документам, чтобы бизнес-операции могли продолжаться непрерывно. Даже если часть, большинство или все сотрудники работают удаленно.
Для этого и вводят электронный документооборот, который дает доступ из любого места и в любое время. Главное — доступ к интернету. Это важно и для офисных сотрудников, которым не нужно бегать между кабинетами, отправлять бумаги в другие филиалы и города.
Безопасность документов
По мере того, как компании расширяют свои операции по обработке документов, важные документы, как правило, обрабатываются на больших расстояниях, что потенциально может увеличить риски.
Важная часть работы с документами — их безопасность. Во время доставки, хранения или просто работы с бумажными документами с ними может что-то случиться: они могут потеряться, порваться, испортиться или даже их кто-то украдет.
Системы ЭДО поддерживают аутентификацию пользователей, что повышает уровень безопасности — для отдельных пользователей администраторы могут настроить несколько параметров профиля. Необходимые документы можно легко отправить прямо в облачные сервисы или по электронной почте. Сервис Paperless помогает обмениваться документами в электронной форме. А Megapolis.DocNet организует систему ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, предприятий и организаций.